前回、Web担当者は「舵取り役」と書きました。しかし、実際に毎日の業務に追われて新しいことを考えたり、人に指示を出すなんてとてもできないのではないでしょうか。これから舵取り役として取り組むには、今までのやり方を変えなければなりません。

何から手を付けたらいいのでしょうか？すぐに変えることができるのはWeb担当者であるあなたの業務です。あなたが働きやすい環境を作ることを考えましょう。手っ取り早いのは、Webサイトの「更新をやめてしまう」ことです。そんな気楽に言われても「必要だから公開しているので あって、いらないコンテンツなんて無いよ」という声が聞こえてきます。

でも、本当にそうでしょうか？これまで、様々な要望に応えるために、コンテンツを増やしていった結果、階層が深くなり、構造もぐちゃぐちゃになっているWebサイトを良く見かけます。そんな、とっちらかったWebサイトでは、ユーザーに情報が届いていると言えるでしょうか？どうせ届かないならやらなくても同じです。

収納の達人曰く、ちらかった部屋を整理する上での極意は、「まず捨てること」。収納のキャパ以上のモノがあったら、片付けることは不可能なのです。部屋にある全てのものを、一旦取り出して、いらないものを選り分け、捨てる。それから使いやすく収納を進めるのです。

Webサイトも同様です。自分たちで管理できる量を超えたコンテンツを抱えていても、現状を把握できずに、大部分のコンテンツはほったらかしか、おざなりになっているのではないでしょうか。何も全て止めてしまえと言っている訳ではありません。一部分でも減らせれば、その分の時間が空くのです。

時間に余裕が出来れば、いいアイデアを考える余裕もできるでしょう。やめられるコンテンツを見いだせれば、逆説的にやるべきことが、朧げながら見えてくるものです。闇雲に取り組んでいたのでは、あらぬ方向に進んでしまいます。適切な方向性を見いだすためには、まず足下をしっかりと見直すことが必要です。

思い立ったらすぐ手を付けましょう。まず、すべてのコンテンツを洗い出します。年に一回しか更新がないものも、更新していないものも全てです。とにかく公開しているコンテンツがどれだけあるのか、片っ端からリストアップするのです。

「そんなことやっても意味ないよ。時間もかかるし…。」と言う前に、ぜひやってみてください。コンテンツリストアップなんて、いつも更新をしているWeb担当者なら、やりはじめれば15分もあればできるはずです。一通りリストしてから、ディレクトリを覗いてみると、忘れていたコンテンツの1つや2つは出てくると思います。リストアップが終わった時点で、扱っている量にびっくりするのではないでしょうか。

リストの中から、更新をやめるコンテンツをどうやって決めたら良いか？まず最後にいつ更新したのかチェックして、古いままのコンテンツを捨てます。前回更新日が3年も前なら、保存しておくべき情報かどうか見直したほうが良いでしょう。古い情報は、トップからリンクを外していても、検索エンジンからアクセスされる可能性があります。掲載内容によっては、誤解を招く可能性もあるのです。ただし、旧製品のマニュアルやFAQなど、ずっと置いておく必要があるものもあります。こういった類いの情報は、割り切って置いておけば良いでしょう。これで、全体のボリュームが少しでも減らせれば目的達成です。

次に、普段の業務を楽にするなら、更新頻度の高いコンテンツを見直す必要があるでしょう。更新頻度を減らせば格段に手間が減ります。「重要だから更新頻度が高いので、見直すことはできない」と思うかもしれません。実は、更新頻度が高いことは、それほど問題ではありません。決まった日、曜日に更新するのであれば、事前に予測もできるし、他の業務を調整しておくこともできるからです。

業務が煩雑になるのは、不定期更新のコンテンツがあるからなのです。いつ情報がくるのか分からない、情報が来たら即アップするというような更新をしているコンテンツは、ほかの業務の手を止めて対応することになって、手間がかかる。短時間の更新はチェックミスもおきやすい。不定期なものも、定期更新にできないか、せめて事前予測できないか、検討したほうが良いでしょう。

アクセス数も参考にします。力を入れているコンテンツなのに、アクセス数が少ない、ということであれば、何らかの見直しが必要です。アクセス数が少ないことは、コンテンツが悪いこととはイコールではありません。しかし、実際に見られていないということは、コンテンツに問題があるか、サイト内のリンクや検索エンジン対策が適切ではなく、流入し難い状況にあるかもしれません。どちらにせよ、改修しなければ、かける労力がもったいないです。

やめてもいいコンテンツがもし見つからなくても、サイトのコンテンツを棚卸しすることができれば上出来です。前任者から引き継いだからとか、トップがやりたいと言ったから外せないなど、理由をつけて漫然と更新作業を続けていては、新しいコンテンツをチャレンジすることなどいつになってもできません。状況は常に変わって行くのだから、常に見直しをかけていけばいいのです。このリストを元にして、今後の運営をどうしていくか考えてみましょう。